Privacybeleid

1. Inleiding

AutoReplyAI respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke Nederlandse wetgeving.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft. Dit beleid is van toepassing op het gebruik van onze website, ons SaaS-platform en alle daaraan gerelateerde diensten voor autobedrijven.

2. Wie is verantwoordelijk?

AutoReplyAI is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via onze website en het platform, voor zover wij zelf het doel en de middelen van de verwerking bepalen.

Wanneer u als autobedrijf ons platform gebruikt om met uw klanten te communiceren, bent u in de regel verwerkingsverantwoordelijke voor de klantgegevens en is AutoReplyAI verwerker. Hiervoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst (DPA) met zakelijke klanten.

• Handelsnaam: AutoReplyAI
• KvK-nummer: 98700448
• Vestigingsplaats: Uden, Nederland
• Contact privacy: privacy@autoreplyai.nl

3. Welke gegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken, afhankelijk van hoe u onze diensten gebruikt:

• Contact- en accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie en inloggegevens
• Bedrijfsgegevens: KvK-gegevens, vestigingsadres, voorkeuren en abonnementsinformatie
• Communicatiegegevens: WhatsApp-berichten, websitechat, notities en metadata van gesprekken die via ons platform lopen
• Voorraad- en transactiegegevens: voertuiginformatie, prijzen, beschikbaarheid en leadstatus (indien gekoppeld)
• Technische gegevens: IP-adres, browser, apparaat, logbestanden, cookies en gebruiksstatistieken
• Facturatiegegevens: betaalhistorie, factuurgegevens en BTW-nummer

4. Waarvoor gebruiken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke, gerechtvaardigde doeleinden, waaronder:

• Het leveren, beheren en verbeteren van het AutoReplyAI-platform
• Het automatiseren en ondersteunen van klantcommunicatie via AI, binnen door u ingestelde regels
• Accountbeheer, klantenservice, onboarding en technische ondersteuning
• Facturatie, incasso en naleving van fiscale verplichtingen
• Beveiliging, fraudepreventie en het voorkomen van misbruik
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het afhandelen van verzoeken van toezichthouders
• Het versturen van serviceberichten; marketing uitsluitend met uw toestemming of op basis van gerechtvaardigd belang waar toegestaan

5. Rechtsgronden (AVG)

Wij baseren verwerkingen op een of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
• Gerechtvaardigd belang, zoals platformbeveiliging en productverbetering (art. 6 lid 1 sub f AVG)
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)
• Toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven of optionele cookies (art. 6 lid 1 sub a AVG)

6. AI-verwerking en geautomatiseerde besluitvorming

AutoReplyAI gebruikt kunstmatige intelligentie om conceptantwoorden te genereren, leads te kwalificeren en workflows te ondersteunen. AI-output is adviserend: uw team blijft eindverantwoordelijk voor berichten die naar klanten worden verzonden, tenzij u expliciet volledige automatisering heeft ingeschakeld binnen uw instellingen.

Wij trainen geen openbare modellen op uw vertrouwelijke klantgesprekken zonder uw aparte schriftelijke toestemming. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd voor productanalyse.

Er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats zonder menselijke tussenkomst, tenzij dit door u als verwerkingsverantwoordelijke is geconfigureerd en wettelijk is toegestaan.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is.

Account- en facturatiegegevens bewaren wij doorgaans tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht). Gesprekslogs en leadgegevens worden standaard maximaal 24 maanden bewaard, tenzij u een andere retentieperiode instelt of eerder verwijdert.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Delen met derden en subverwerkers

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wel kunnen wij gegevens delen met zorgvuldig geselecteerde verwerkers die ons helpen de dienst te leveren, zoals hostingproviders, betalingsproviders, e-mail- en analyticsdiensten, en API-partners (bijvoorbeeld WhatsApp Business, agenda- of voorraadkoppelingen).

Met alle subverwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af die minimaal voldoen aan de AVG. Een actuele lijst van categorieën subverwerkers is op verzoek beschikbaar via privacy@autoreplyai.nl.

9. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals EU-standaardcontractbepalingen (SCC's) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en openbaarmaking. Denk aan versleuteling in transit (TLS), toegangsbeheer op basis van rollen, logging, back-ups en periodieke security reviews.

Geen enkele methode van verzending via internet is 100% veilig. Meld verdachte incidenten direct via security@autoreplyai.nl.

11. Uw rechten

U heeft onder de AVG onder meer de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”), voor zover wettelijk van toepassing
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op dataportabiliteit van gegevens die u ons hebt verstrekt
• Recht om toestemming in te trekken, zonder afbreuk aan eerdere verwerkingen
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor werking en beveiliging. Met uw toestemming kunnen wij analytische cookies plaatsen om het gebruik van de site te meten en te verbeteren.

U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan de werking van de website beperken.

13. Kinderen

Onze diensten zijn gericht op zakelijke gebruikers (B2B) en niet op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

14. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen wanneer wetgeving, onze diensten of verwerkingspraktijken veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina met een bijgewerkte datum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij zakelijke klanten via e-mail of het platform.

15. Klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als u van mening bent dat wij uw gegevens niet correct verwerken, neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.